Privacybeleid

 

Over de KVS Son

De kindervakantiespelweek Son (ook bekend als KVS Son) is een vrijwilligersorganisatie die aan het eind van de zomervakantie activiteiten organiseert voor basisschool leerlingen in de gemeente Son. Als organisatie zijn wij ons er zeer van bewust dat u vertrouwen stelt in ons. Wij zien het dan ook als onze verantwoordelijkheid om uw privacy te beschermen. Op deze pagina laten we u weten welke gegevens we verzamelen als u onze website gebruikt, waarom we deze gegevens verzamelen en hoe we met de gegevens omgaan. Dit privacybeleid is van toepassing op onze website www.kvs-son.nl, door ons beheerde apps en diensten van de kindervakantiespelweek Son. U dient zich ervan bewust te zijn dat de kindervakantiespelweek Son niet verantwoordelijk is voor het privacybeleid van andere sites en bronnen waar de kindervakantiespelweek Son mogelijk wel vertegenwoordigd is (zoals bijvoorbeeld, maar niet uitsluitend: YouTube, Facebook en websites die verwijzen naar de kindervakantiespelweek Son). Door gebruik te (blijven) maken van deze website geeft u aan dit beleid te accepteren.

Gedragscode

De kindervakantiespelweek Son respecteert de privacy van alle gebruikers van haar site en draagt er zorg voor dat de persoonlijke informatie die u ons verschaft vertrouwelijk wordt behandeld. Ieder lid van de werkgroep dat persoonlijke informatie verwerkt is verplicht onze privacy gedragscode te volgen. In deze gedragscode staat onder andere dat de aan ons toe vertrouwde informatie zo min mogelijk gedeeld word met anderen binnen de organisatie en helemaal niet gedeeld word met mensen buiten de organisatie (tenzij we daar van rechts wegen toe gedwongen worden, in welk geval we u daar zo spoedig mogelijk over zullen informeren). Dit betekend bijvoorbeeld dat persoonlijke informatie over bijvoorbeeld een allergie van een kind gedeeld zal worden met de directe begeleiders van het kind, maar dat bijvoorbeeld de contact informatie niet bij voorbaat verstrekt word aan diezelfde begeleiders.

Welke gegevens worden verwerkt en waarom?

De meest privacy gevoelige informatie uitwisseling heeft te maken met het aanmelden voor de activiteiten, daarom lichten we die als eerste toe. Daarna lichten we het gebruik van foto’s en soortgelijke content op deze website toe. Vervolgens geven we u nog een overzicht van ons beleid voor meer algemene zaken zoals het gebruik van de website en cookies.

Aanmelding voor de activiteiten

U verstrekt tijdens de aanmelding een aantal persoonsgegevens die onder de wet bescherming persoonsgegevens vallen.  Tijdens de aanmelding geeft u toestemming voor het opslaan en verwerken van die persoonsgegevens. Het is voor ons niet mogelijk uw aanmelding te verwerken zonder deze toestemming en daarom is het niet mogelijk om aan de activiteiten deel te nemen zonder uw toestemming te geven voor deze opslag en verwerking. U kunt die toestemming uiteraard op ieder moment intrekken, als u de toestemming voor verwerking van deze persoonsgegevens intrekt vervalt daarmee echter automatisch ook de aanmelding en de mogelijkheid om deel te nemen aan de activiteiten. Hieronder vind u informatie over de gegevens die we opslaan en waar we ze voor gebruiken, zodat u weet waar u toestemming voor geeft.

Namen en leeftijdsindicaties

Wij slaan de namen van deelnemers op en publiceren deze in het door u gekozen format (de volledige naam, alleen de voornaam of anoniem) samen met de informatie over de gekozen leeftijdsgroep op onze website en mogelijk via door ons beheerde “apps”. Er zijn soms instanties die deelnemers financieel of anderszins ondersteunen om deelname mogelijk te maken. Als iemand van deze organisaties informatie vraagt over de aanmelding van een ondersteunde deelnemer dan zullen wij helpen bij het vinden van de gevraagde informatie, maar we zullen alleen die informatie verstrekken die ook op onze site publiekelijk bereikbaar is.

E-mail adres

Wij slaan uw e-mail adres op en gebruiken dit om met u te communiceren over de gedane aanmeldingen. Uw e-mail adres is beschikbaar voor ieder lid van de werkgroep, een overzicht van de leden van de werkgroep kunt u op onze website vinden. Wij proberen alle e-mails zo gericht mogelijk op te stellen en te versturen. Door de aanmelding te bevestigen gaat u akkoord met de registratie en de distributie binnen de werkgroep van uw e-mail adres. Uw e-mail adres zal niet door ons worden gedeeld met andere partijen, tenzij u zich opgeeft voor de nieuwsbrief, daarvoor gebruiken we een service waarvoor het nodig is uw e-mail adres aan onze account aldaar te koppelen.

Telefoonnummer(s)

Wij slaan uw telefoonnummer(s) op zodat we contact met u op kunnen nemen als er tijdens de kindervakantiespelweek iets gebeurd met een van de door u aangemelde deelnemers. Het is niet mogelijk om deel te nemen aan de kindervakantiespelweek zonder tenminste een (1) telefoonnummer op te geven. De opgegeven telefoonnummers zijn beschikbaar voor leden van de werkgroep. Indien het tijdens de activiteiten nodig is dat een vrijwilliger(s) contact met de ouders opneemt, bijvoorbeeld omdat de locatie van een activiteit word gewijzigd, kunnen de telefoonnummers op dat moment ook met een vrijwilliger gedeeld worden. Door de aanmelding te bevestigen gaat u akkoord met de registratie en de distributie binnen de organisatie van uw telefoonnummer(s).

Bijzonderheden

Wij slaan bij de aanmelding gemelde bijzonderheden op. Deze informatie is beschikbaar voor leden van de werkgroep en kan indien dit de werkgroep noodzakelijk lijkt ook gedeeld worden met de vrijwilliger(s) die de deelnemer begeleiden en afhankelijk van de aard van de vermelde bijzonderheden eventueel ook met de overige vrijwilliger(s) van de betreffende leeftijdsgroep. Het uitgangspunt hierbij is altijd dat de veiligheid van een deelnemer voorrang krijgt op de privacy, maar dat in alle andere gevallen de privacy van de deelnemer zwaar weegt.

Groepsvoorkeur en school

Indien u een groepsvoorkeur vermeld en/of aangeeft naar welke school een deelnemer gaat en/of in welke klas deze deelnemer voor de vakantie zat slaan wij deze informatie op. De leden van de werkgroep hebben toegang tot deze informatie en gebruiken deze bij de indeling van de groepjes. Binnen iedere leeftijdsgroep worden kinderen zo veel mogelijk bij de groepsgenoten van hun voorkeur geplaatst. Indien dit niet mogelijk is zullen deelnemers bij voorkeur worden ingedeeld bij deelnemers van dezelfde school. U kunt ervoor kiezen deze informatie niet te verstrekken, in het geval geen groepsvoorkeur of school opgegeven word zal een deelnemer in een willekeurig groepje worden ingedeeld.

Tijdstip van de aanmelding

Wij slaan het tijdstip van de aanmelding om in staat te zijn het systeem te controleren als er iets niet goed lijkt te zijn gegaan. Verder gebruiken we de informatie over het tijdstip van aanmelden voor analyse van het aanmeldgedrag van deelnemers.

Foto’s, video’s en gegenereerde content

Naast de door u tijdens de aanmelding verstrekte informatie kan het gebeuren dat tijdens de activiteiten content genereert wordt waarmee u en/of door u aangemelde deelnemers als persoon te herkennen en/of te identificeren zijn, denk hierbij bijvoorbeeld aan foto’s en video’s. Deze content vormt voor deelnemers, vrijwilligers, familie en vrienden vaak een leuke herinnering, daarnaast helpt deze content de organisatie van de kindervakantiespelweek Son om potentiële nieuwe deelnemers, vrijwiligers en sponsoren een goed beeld te geven van wat de kindervakantiespelweek inhoud. We publiceren deze content daarom op onze website en in onze “sociale media” kanalen, zodat deze voor iedereen vrij toegankelijk is. Als gevolg van het aantal betrokkenen is het voor de organisatie van de kindervakantiespelweek Son niet mogelijk om in deze gegenereerde content onderscheid te maken tussen de ene of de andere persoon. Deelname aan de activiteiten is daarom alleen mogelijk als u tijdens de aanmelding al toestemming geeft voor publicatie van deze gegenereerde content of voor aanvang van de activiteiten hiervoor een regeling met de voorzitter heeft getroffen die een uitzondering praktisch uitvoerbaar maakt. Een mogelijk voorbeeld van zo’n regeling is dat er afgesproken word dat gegenereerde content pas ’s avonds na 21:00 uur word gepubliceerd en dat u dagelijks tussen 20:30 en 21:00 de gelegenheid heeft om langs te komen en aan te geven welke gegenereerde content van die dag niet gepubliceerd mag worden. U kunt uw toestemming voor de publicatie van gegenereerde content uiteraard op ieder moment intrekken, maar als er geen regeling met de voorzitter is afgesproken betekend dat dat (verdere) deelname aan de activiteiten niet meer mogelijk is. Op het moment van aanmelden kunt u nog niet weten wat voor content er tijdens de activiteiten gegenereerd zal worden, mocht u na publicatie van mening zijn dat bepaalde content niet geschikt is voor publicatie or uw privacy te veel aantast, dan kunt u dit aan de organisatie kenbaar maken, waarna de organisatie er zorg voor zal dragen dat de content zo spoedig mogelijk zal worden verwijderd. De organisatie kan niet verantwoordelijk gesteld worden voor het wel of niet verwijderen van eventueel in de tussentijd door derden gemaakten kopieën van de content.

Algemeen

Versleutelde verbindingen

De pagina’s waar u persoonlijke informatie invoert worden via een versleutelde verbinding (https) geladen. De data die u verstuurd word vervolgens ook via een versleutelde (https) verbinding naar onze server gestuurd. Als mensen van de werkgroep uw gegevens verwerken (bijvoorbeeld tijdens het indelen van de groepjes, dan doen ze dit ook uitsluitend via versleutelde (https) verbindingen. Deze versleutelde verbindingen zorgen ervoor dat uw gegevens niet kunnen worden onderschept terwijl u ze invoert of terwijl wij ze verwerken. Als organisatie doen we onze uiterste best om uw gegevens veilig te bewaren, maar helaas blijkt uit de praktijk dat er altijd iets fout kan gaan. Mocht u de indruk hebben dat uw gegevens via ons systeem publiek zijn geworden dan horen we dit graag zo snel mogelijk van u, om een eventueel probleem zo snel mogelijk op te lossen.

Contact formulier en e-mail

Als u contact met ons opneemt per e-mail of via het contactformulier word uw bericht samen met uw ip-adres en uw contactgegevens opgeslagen en per e-mail verzonden naar de betrokken werkgroepleden. Deze gegevens worden door ons gebruikt om u een reactie te kunnen sturen en zijn beschikbaar voor leden van de werkgroep. Het ip-adres word niet gebruikt, tenzij een bericht ongepaste reclame, potentieel schadelijke code bevat of anderszins als misbruik word aangemerkt. In die gevallen word het ip-adres gebruikt om herhaling te beperken en het misbruik te registreren bij de diverse organisaties die spam proberen te bestrijden.

Cookies

Onze website is gemaakt met het WordPress content systeem. Dit systeem gebruikt verschillende cookies om goed te kunnen functioneren, voor zover wij hebben kunnen nagaan bevat geen van die cookies informatie waarmee u als persoon of uw surfgedrag in het algemeen achterhaald of opgeslagen word. Tijdens het aanmelden word met een sessie cookie geregistreerd welke mogelijkheden om mee te doen aan de kindervakantiespelweek u heeft bekeken en in uw winkelmandje heeft gestopt. Deze informatie is nodig om het inschrijven mogelijk te maken en omdat het sessie cookies zijn word deze informatie automatisch verwijderd als u uw browser sluit.

Embedded content van andere bronnen

Deze website en door ons beheerde apps maken soms gebruik van content die word opgehaald bij de sites van derden (bijvoorbeeld embedded youtube video’s). U kijkt dan via deze site naar een deel van een andere site. De organisatie van de kindervakantiespelweek is niet op ieder moment op de hoogte van het wel of niet gebruiken van bijvoorbeeld cookies door deze sites en kan hier geen invloed op uitoefenen. Voor dat embedded content afkomstig van een andere site geld daarom het privacy beleid van de derde partij.

Analytics

Wij verzamelen gegevens over het gebruik van onze website en door ons beheerde apps om zo een beter inzicht te krijgen in het bedrag van gebruikers, zodat wij onze diensten hierop kunnen afstemmen. Aan de hand van de gegevens die wij hiervoor opslaan is niet te achterhalen wie de site heeft bezocht of welke computer daarvoor is gebruikt. Wij registreren bijvoorbeeld het tijdstip waarop de website bezocht word, welke pagina’s bezocht worden, hoe lang het bezoek duurt, welke browser en schermresolutie worden gebruikt en op welk operatingsysteem de browser draait. Deze informatie is bedoeld om ons in staat te stellen de informatieverstrekking via de website en/of door ons beheerde apps steeds verder te verbeteren en word niet gedeeld met andere partijen.

Met wie delen we persoonsgegevens?

In overeenstemming met de hierboven genoemde gedragscode delen wij geen gegevens met externe partijen tenzij we hier van rechtswegen toe gedwongen zijn. In dat geval zullen we u daarover informeren, tenzij we dit van rechtswegen niet mogen doen.

Hoe lang worden gegevens bewaard?

De gegevens met betrekking tot aanmeldingen die wij op onze site vermelden worden binnen twee maanden na de kindervakantiespelweek weer van de site verwijderd. De in de database opgeslagen persoonsgegevens worden binnen een termijn van 12 maanden na de kindervakantiespelweek waarvoor de aanmelding bedoeld was verwijderd. Gegenereerde content kan voor onbepaalde tijd worden bewaard. Deze word verwijderd als er een tekort aan opslagruimte ontstaat of de content niet meer representatief is voor de kindervakantiespelweek. Opgeslagen communicatie kan voor onbepaalde tijd bewaard worden. Dit is afhankelijk van de ontvanger, want er is geen beleid om e-mails na een bepaalde tijd te verwijderen actief.

Uw rechten

Inzage

Indien u inzage wenst in de door ons over u opgeslagen informatie kunt u die aanvragen via het contact formulier. U zult dan na een controle van uw verzoek binnen vier weken per e-mail een overzicht krijgen van de door ons geregistreerd informatie die aan uw persoon te koppelen is, gecombineerd met de doelen waarvoor wij deze informatie hebben opgeslagen en de herkomst van die gegevens.

Correctie

Indien u constateert dat de door ons geregistreerde gegevens niet correct zijn kunt u een correctie door laten voeren. Hiertoe stuurt u met het contact formulier een bericht met daarin welke informatie niet correct is en wat de correcte informatie moet. Gebruik hiervoor het onderwerp “Probleem met de site” of selecteer de betreffende leeftijdsgroep als het om uw contact informatie gaat.

Verbergen

Tijdens de aanmelding heeft u de mogelijkheid om uw de naam van een deelnemer in de deelnemerslijst te verbergen (weer te laten geven als *** anoniem ***. De gegevens worden dan bewaard, maar de naam van de deelnemer word niet op de openbare website vermeld. Indien u na de aanmelding besluit de naam alsnog zichtbaar te willen maken, of juist als nog (deels) te willen verbergen dan kunt u dit aangeven via het contact formulier. Gebruik hiervoor het onderwerp “Probleem met de site”.

Verwijderen

Indien u het bezwaarlijk vind dat de hierboven genoemde gegevens door ons worden of zijn opgeslagen kunt u ons te alle tijden per e-mail verzoeken om de gegevens te verwijderen. U hoeft hierbij geen reden op te geven. Na ontvangst van uw verzoek zal er iemand van de werkgroep contact met u zoeken om een bevestiging te krijgen dat het verzoek inderdaad van u afkomstig is. Nadat de bevestiging is verkregen zullen wij alle persoonlijke informatie uit onze systemen verwijderen. Indien dit verzoek voor de activiteiten plaats vind heeft dit echter wel tot gevolg dat de deelname aan de activiteiten komt te vervallen, in dit geval is geen restitutie van een eventueel al betaalde deelnemersbijdrage mogelijk.

Vragen en opmerkingen

Indien u vragen of opmerkingen heeft over de manier waarop de organisatie van de kindervakantiespelweek met uw persoonsgegevens omgaat, onze algemene voorwaarden, of als u suggesties heeft die ons zouden kunnen helpen om uw privacy beter te waarborgen dan ontvangen we graag een bericht van u via het contact formulier.

Veranderingen

Dit privacy beleid is afgestemd op het gebruik van en de mogelijkheden op deze site en door de organisatie van de kindervakantiespelweek Son beheerde apps. Eventuele aanpassingen en/of veranderingen van deze site, kunnen leiden tot wijzigingen in dit privacy beleid. Het is daarom raadzaam om regelmatig dit privacy beleid te raadplegen.

Revisies

De oorspronkelijke versie van dit privacy beleid dateert van 15 november 2014. Sindsdien zijn er wijzigingen doorgevoerd:
Datum Wijziging
Maart 2020 Tekst over cookies en versleuteling aangepast nadat de website was overgezet naar een nieuw framewerk.
April 2019 Tekst over cookies aangepast in verband met het nieuw toe te voegen aanmeld-cookie.
Maart 2019 Overgezet naar nieuwe website en de versleuteling van gegevens in de database vermeld.
Mei 2018 Status verandering van concept naar actueel
April 2018 In concept: E-mail adressen vervangen door links naar het contactformulier
Februari 2018 In concept: Sectie over gedragscode toegevoegd
Februari 2018 In concept: Sectie versleutelen van gegevens geüpdate naar versleutelen van de verbinding.